发函回函是指收函单位在收到发函单位的函件后，根据发函单位告知、咨询、询价、通知、要求等事项的内容进行的针对性回复的意思。

首先要起草回函文件，文件的内容可以参考一下内容：

尊敬的某业主，贵单位的邀请函，我们已经收到，感谢贵公司对我司的信任，我司同意参加贵司投标活动，我司特别重视此次投标活动，我司现已安排专业人员组建投标团队并准时将投标文件送至贵司。

顺颂商祺。

xx公司xx 年xx月xx日