1、必须是证据有灭失的可能或者难以取得的情况。证据有灭失的可能指作为案件事实的证据由于某种原因而可能丧失，将来无法收集。如证人因年老、疾病可能死亡，物证因自然原因可能腐坏、变质等。证据存在难以取得的情况，指证据虽无灭失的可能性，但如果不采取保全措施将造成以后取证的困难，如证人要出国等。
2、必须根据当事人的申请，或者人民法院依职权采取保全措施。人民法院是否接受当事人的申请，或者是否依职权采职保全措施，要看被保全的证据对具体行为是否有证明作用，即使有灭失的可能，也不应进行保全。
3、必须在当事人起诉以后，人民法院进入调查阶段以前。如果当事人还未起诉，则不是诉讼上的证据保全，当事人可以向公证机关申请公证如果人民法院已开始对案件进行调查，则由人民法院进行调查取证工作，无所谓保全证据问题。
以上三个条件，必须同时具备，人民法院才能采取证据保全措施。
行政案件证据保全的法律规定
行政诉讼法中没有规定关于证据保全的条款，而是规定了人民法院审理行政案件，关于保全的规定适用中华人民共和国民事诉讼法的相关规定，规定在民事诉讼法第81条当中。
法律依据：《行政诉讼法》第一百零一条，人民法院审理行政案件，关于期间、送达、财产保全、开庭审理、调解、中止诉讼、终结诉讼、简易程序、执行等，以及人民检察院对行政案件受理、审理、裁判、执行的监督，本法没有规定的，适用《中华人民共和国民事诉讼法》的相关规定。
《中华人民共和国民事诉讼法》第八十一条，在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，当事人可以在诉讼过程中向人民法院申请保全证据，人民法院也可以主动采取保全措施。因情况紧急，在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，利害关系人可以在提起诉讼或者申请仲裁前向证据所在地、被申请人住所地或者对案件有管辖权的人民法院申请保全证据。证据保全的其他程序，参照适用本法第九章保全的有关规定。
行政案件证据保全的法律规定
根据《中华人民共和国民事诉讼法》第八十一条之规定：在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，诉讼参加人可以向人民法院申请证据保全，人民法院也可以主动采取保全措施。待保全的事实材料应当是能够证明案件有关事实的材料，具有毁损、灭失，或以后难以取得的可能性，并且待保全的证据材料无法向法院提交。
《中华人民共和国民事诉讼法》第一百条人民法院对于可能因当事人一方的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，可以根据对方当事人的申请，作出财产保全的裁定当事人没有提出申请的，人民法院在必要时也可以裁定采取财产保全措施。人民法院采取财产保全措施，可以责令申请人提供担保申请人不提供担保的，驳回申请。人民法院接受申请后，对情况紧急的，必须在四十八小时内作出裁定裁定采取财产保全措施的，应当立即开始执行。
第一百零一条利害关系人因情况紧急，不立即申请财产保全将会使其合法权益受到难以弥补的损害的，可以在起诉前向人民法院申请采取财产保全措施。申请人应当提供担保，不提供担保的，驳回申请。人民法院接受申请后，必须在四十八小时内作出裁定裁定采取财产保全措施的，应当立即开始执行。申请人在人民法院采取保全措施后十五日内不起诉的，人民法院应当解除财产保全。
依照《关于民事诉讼证据的若干规定》第三十三条规定：人民法院应当在送达案件受理通知书和应诉通知书的同时向当事人送达举证通知书。举证通知书应当载明举证责任的原则与要求、可以向人民法院申请调查取证的情形、人民法院根据案件情况指定的举证期限以及逾期提供证据的法律后果。举证期限可以由当事人协商一致，并经人民法院认可。由人民法院指定举证期限的，指定的期限不得少于30日，自当事人收到案件受理通知书和应诉通知书的次日起计算。
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